Công văn số 869/SNV-TTLTLS ngày 03/4/2025 của Sở Nội vụ V/v hướng dẫn chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Đắk Lắk
HƯỚNG DẪN CHUẨN BỊ HỒ SƠ, TÀI LIỆU GIAO NỘP VÀO LƯU TRỮ LỊCH SỬ KHI GIẢI THỂ, CHIA, TÁCH, SÁP NHẬP,
HỢP NHẤT CƠ QUAN, TỔ CHỨC
Thực hiện chỉ đạo của Uỷ ban nhân dân tỉnh Đắk Lắk về việc quản lý hồ sơ, tài liệu điện tử và cơ sở dữ liệu tài liệu khi giải thể, chia, tách, sáp nhập, hợp nhất cơ quan, tổ chức, Sở Nội vụ tỉnh Đắk Lắk đã ban hành Công văn số 869/SNV-TTLTLS ngày 03/4/2025 về việc hướng dẫn các cơ quan, tổ chức chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp vào Lưu trữ lịch sử trực thuộc Sở Nội vụ, cụ thể như sau:
1. Đối tượng thực hiện
a) Các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Đắk Lắk (theo các Nghị quyết của HĐND tỉnh về hợp nhất, sáp nhập, giải thể, thành lập các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh (các Sở: Tài chính, Xây dựng, Nội vụ, Khoa học và Công nghệ, Nông nghiệp và Môi trường) và Quyết định số 2372/QĐ-UBND ngày 18/10/2022 của UBND tỉnh ban hành Danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Đắk Lắk).
b) HĐND và UBND các xã, phường, thị trấn.
2. Nguyên tắc giao nộp, tiếp nhận
a) Giao nộp, tiếp nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh đúng thẩm quyền, đúng thời hạn quy định.
b) Chỉ giao nộp, tiếp nhận hồ sơ, tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn và đúng thành phần tài liệu nộp lưu.
c) Giao nộp hộp/cặp bảo quản tài liệu nộp lưu phải theo đúng tiêu chuẩn quy định tại Quyết định số 1687/QĐ-BKHCN ngày 23/7/2012 quy định Tiêu chuẩn về bìa hồ sơ lưu trữ, hộp bảo quản tài liệu lưu trữ và giá bảo quản tài liệu lưu trữ.
d) Giao nộp đầy đủ công cụ tra cứu kèm theo khối tài liệu nộp lưu.
3. Yêu cầu đối với hồ sơ giao nộp
a) Đối với hồ sơ, tài liệu giấy:
- Tài liệu được nộp là bản gốc, bản chính; trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp;
- Phản ánh đúng, đầy đủ chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, đơn vị;
- Bảo đảm đầy đủ tài liệu, có sự liên quan chặt chẽ và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hoặc trình tự giải quyết công việc. Hồ sơ phải có tiêu đề hồ sơ, số và ký hiệu hồ sơ, thời hạn lưu trữ hồ sơ, người lập hồ sơ, thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc; đánh số tờ; lập danh mục tài liệu.
- Hồ sơ có tài liệu đóng dấu chỉ độ mật hoặc tài liệu có đóng dấu chỉ độ mật chỉ được nộp vào Lưu trữ lịch sử sau khi tài liệu được giải mật theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.
b) Đối với tài liệu lưu trữ điện tử:
Thực hiện theo hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước tại Công văn số 903/VTLTNN-QLII ngày 21/8/2023 về hướng dẫn hoạt động thu thập và nộp lưu hồ sơ, tài liệu lưu trữ điện tử vào Lưu trữ lịch sử.
Khi giao nộp tài liệu lưu trữ điện tử, nếu tài liệu lưu trữ điện tử và tài liệu lưu trữ giấy có nội dung trùng nhau thì giao nộp cả hai loại, đồng thời kiểm tra tính xác thực, tính toàn vẹn và khả năng truy cập của hồ sơ. Bảo đảm hạ tầng, thiết bị, giải pháp an toàn thông tin, giải pháp công nghệ và các điều kiện khác để thực hiện hoạt động nộp lưu hồ sơ, tài liệu lưu trữ điện tử.
4. Căn cứ xác định thời hạn bảo quản
Thực hiện theo Thông tư số 10/2022/TT-BNV ngày 19/12/2022 của Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản tài liệu và các văn bản chuyên ngành còn hiệu lực.
5. Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu
Thực hiện theo quy định tại Quyết định số 554/QĐ-UBND ngày 12/3/2025 của UBND tỉnh Đắk Lắk về ban hành Danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Đắk Lắk.
6. Quy trình thực hiện nộp lưu tài liệu
Thực hiện quy định tại Thông tư số 16/2014/TT-BNV ngày 20/11/2014 của Bộ Nội vụ hướng dẫn giao, nhận tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử các cấp.
Các văn bản hướng dẫn được đăng tải kèm theo./.
Mời xem toàn văn Thông tư số 16/2014/TT-BNV; Công văn số 851/BNV-CVT<NN; Công văn 903/VTLTNN-QLII; Quyết định số 554/QĐ-UBND; tại Flie đính kèm.
